Projectplan: onderdeel 4. uitvoeren haalbaarheidsanalyse

Onderdeel 4. Uitvoeren van haalbaarheidsanalyse (tweede verfijning)

De in onderdeel 3 geselecteerde milieumaatregelen worden verdiept door middel van een nadere haalbaarheidsanalyse. Deze analyse richt zich op de economische-, technische- en organisatorische aspecten van de door te voeren maatregelen. De mate van verdieping zal worden bepaald door het type maatregel: `good house keeping´, ingrijpende technologische wijziging, gericht op afstemming met toeleveranciers, en dergelijke.

Het is belangrijk om bij het inschatten van de haalbaarheid niet alleen naar de kosten-baten analyse te kijken, maar ook om (eventuele) spin-offs zoals "toename in kwaliteit", "verbeterde concurrentiepositie", "bedrijfszekerheid" en "beperking van ziekteverzuim: verbeterde arbo-omstandigheden verlagen de kosten" te kwantificeren en in de afweging mee te nemen.

economische- en technische aspecten, zoals:

Informeer bij uw bestaande leveranciers of zij meer gegevens hebben over de maatregel en vraag naar een eerste kostenraming. Het is raadzaam om ook een aantal nieuwe contacten te benaderen:
- op die manier heeft u vergelijkingsmateriaal (ook voor wat betreft kostenramingen);
- hoort u nieuwe ervaringen die voor u relevant kunnen zijn;
- de kans is aanwezig dat uw huidige leverancier het product, de machine, etcetera niet in het assortiment heeft.
Het is lastig om een blauwdruk aan te reiken waarmee u de leverancier(s) kunt benaderen. Het e.e.a. wordt namelijk bepaald door de type milieumaatregel, de mate waarin u reeds een relatie heeft opgebouwd met de leverancier, hoe u als bedrijf normaliter externe organisaties benadert en de wijze waarop u de leverancier benadert (via e-mail, website, brief, fax).

Wél zijn een aantal aandachtspunten en tips te geven waarop u in ieder geval kunt letten tijdens het contact met de leverancier:
- vraag in ieder geval basisinformatie op zodat u reeds ingelezen het gesprek kunt aangaan en gericht vragen kunt stellen;
- betrek bij het eerste of tweede gesprek ook iemand van het management;
- vraag de leverancier naar (relevante) praktijkervaring met het product, de machine, e.d.;
- wat is de verwachte terugverdientijd zónder rekening te houden met een eventuele financiële ondersteuning in de vorm van een subsidie en/of fiscale regeling;
- wat zijn de karakteristieken: is verandering van werkwijze of productieproces benodigd, kan het invloed hebben op de kwaliteit van het product, e.d.;
- zijn eventuele neveneffecten bekend die bijvoorbeeld nadelig kunnen uitwerken voor de arbeidsomstandigheden.
Verschillende milieumaatregelen van het werkboek IMT worden (deels) financieel ondersteund door een subsidie en/of fiscale regeling. Aangezien dit mede de economische haalbaarheid kan bepalen, is het goed om u hierover te laten informeren. Op internet zijn diverse bronnen aanwezig, klik hier voor een eerste overzicht.
Enkele vuistregels bij het bepalen van de kosten-baten analyse zijn: de maatregel moet een "return on investment" hebben van 15% (besparing t.o.v. de investering) of moet in principe binnen ca. 5 jaar kunnen worden terugverdiend.

organisatorische aspecten, zoals:

Bekijk in hoeverre de milieumaatregel vraagt om andere werkwijzen van de (productie)medewerkers. In dergelijke gevallen is voorlichting, opleiding en/of instructie belangrijk. Dit bepaalt het succes van doorvoering.
Brengt een bepaalde maatregel ingrijpende veranderingen met zich mee, bekijk dan in hoeverre de huidige organisatie hierop is voorbereid qua kennis en mankracht. Maak ook inzichtelijk wat de hiermee gepaard gaande kosten zijn.
Laat de betrokkenen vooraf zélf de grootste hinderpaal bedenken ten aanzien van de beoogde milieumaatregel. Dit verhoogt de slagingskans van een succesvolle invoering met ca. 50%.

Het eindresultaat van de haalbaarheidsanalyse moet leiden tot een overzicht waarin per maatregel zoveel als mogelijk de hieronder vermelde onderdelen kunnen worden ingevuld; een aantal zaken kunnen pas worden ingevuld indien de maatregel ook daadwerkelijk is geïmplementeerd:

Maatregeltitel: [vermeld hier de titel van de maatregel]
Betrokken afdeling	Benoem de betrokkenen binnen de organisatie
Beschrijving	Basisinformatie is over te nemen uit dit werkboek
Milieu-effecten / milieuthema	Basisinformatie is over te nemen uit dit werkboek
Andere effecten / aandachtspunten	Denk aan zaken als verbetering arbo-omstandigheden, invloed op ziekteverzuim, kwaliteit en eventuele weerstanden binnen de organisatie. Imago en zichtbaarheid van de maatregel
Financieel	Basisinformatie is over te nemen uit dit werkboek. Er kan een onderscheid worden gemaakt tussen "investeringsomvang (incl. eventuele opleidingskosten)", "verwachte terugverdientijd" en "besparingsmogelijkheden".
Financiële ondersteuning	Valt de maatregel binnen een subsidie- of fiscale regeling?
Benodigde voorlichting, opleiding, instructie	Benoemen wat eventueel aan kennis moet worden opgedaan alvorens de maatregel te implementeren is.
Verantwoordelijke(n)	Vermeld de contactpersonen inclusief telnr. en eventueel e-mail adres die verantwoordelijk zijn voor de acties behorende bij de maatregel. Geef ook aan wie de `overall projectmanager´? is.
Planning/duur project	Benoem de mijlpalen en verwachte einddatum voor implementatie van de beoogde milieumaatregel.
Registratie/Monitoring	Hoe wordt het effect van de geïmplementeerde maatregel bepaald?
Evaluatie	Beschrijf de praktijkervaringen en bereikte resultaten. Geef terugkoppeling naar de intern betrokkene(n) en eventuele externe(n).
Aanpassingen	Zijn eventuele aanpassingen nodig, beschrijf deze dan hier.

Tips bij het uitvoeren van de haalbaarheidsanalyse

Betrek de diverse betrokkenen (waar onder ook management) bij het definiëren en uitvoeren van de haalbaarheidsanalyse.
Maak gebruik van de diverse informatiebronnen zoals die bij onderdeel 2 worden genoemd.
Zorg voor goedkeuring van de haalbaarheidsanalyse en de daaruit voortkomende acties door het management.
Bespreek de resultaten en ervaringen van de haalbaarheidsanalyse met enerzijds de (eventuele) betrokken leverancier(s) en anderzijds met de milieuambtenaar van het bevoegd gezag.